Hakem heyeti firmaların iştigal alanında ve özellikle önerilen araştırma veya yazılım geliştirme projeleri konusunda uzman kişilerden oluşur. Hakem heyetinin atanmasında KTÜ Öğretim üyelerine öncelik verilir. Firmalara hakem heyeti hakkında bilgi verilmez. Firmalar ancak hakem heyeti üyelerinin proje değerlendirme aşamasında gerek görmesi halinde yüz yüze görüşme talebi ile görüşme yapabilirler
Trabzon Teknokent'e yeni ve ileri teknolojileri kullanmak isteyen, Ar-Ge ve yazılım projeleri yürüten tüzel ve gerçek kişiler başvurabilir.İleri teknoloji, yenilik, yaratıcılık ve bilgiye dayanan faaliyetler esas olmak üzere, Ar-Ge ve yazılım geliştirme ağırlıklı çalışmalar yürüten kişi ve kuruluşlar kabul edilir.
Trabzon Teknokent Yönetici Şirketi olan Trabzon Teknokent Yönetici A.Ş. nin www.trabzonteknokent.com.tr web adresinden veya www.ktu.edu.tr ana sayfada yer alan Teknokent linkini tıklayarak sayfada yer alan Başvuru formu tek kopya olarak doldurulur. Ön değerlendirme için Yönetici Şirket Genel Müdürlüğüne başvurulur. Başvurunun ön değerlendirmesinde firma veya girişimcinin Trabzon Teknokent'e gelme talebi ve projeleri hakkında bilgi alınır. Bu görüşmede esas başvuruda dikkat edilmesi gereken hususlar belirtilir, müteakiben Trabzon Teknokent Başvuru formu beş dosya halinde hazırlanarak, bir dilekçe ile Trabzon Teknopark'a esas başvuru yapılır.
Teknopark A.Ş.'ye teslim edilen başvurular, başvuru sahibinin faaliyeti alanında projenin mahiyetine göre belirlenecek uzman hakem heyeti tarafından değerlendirilir. Hakem heyetinin belirlenmesi, KTÜ Rektörlüğü'nce yapılır. Hakemler değerlendirme sürecinde gerek görmesi halinde başvuru sahibi ile yüz yüze de görüşme yapabilir, mevcut ofislerini veya tesislerini ziyaret edebilir. Hakemler olumlu, olumsuz ya da şartlı olumlu görüş verebilir. Hakem görüşleri Trabzon Teknopark Yönetici A.Ş. Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilir olumlu ya da olumsuz karara bağlanır.