Trabzon Teknokent'e yeni ve ileri teknolojileri kullanmak isteyen, Ar-Ge ve yazılım projeleri yürüten tüzel ve gerçek kişiler başvurabilir.İleri teknoloji, yenilik, yaratıcılık ve bilgiye dayanan faaliyetler esas olmak üzere, Ar-Ge ve yazılım geliştirme ağırlıklı çalışmalar yürüten kişi ve kuruluşlar kabul edilir.
Trabzon Teknokent Yönetici Şirketi olan Trabzon Teknokent Yönetici A.Ş. nin www.trabzonteknokent.com.tr web adresinden veya www.ktu.edu.tr ana sayfada yer alan Teknokent linkini tıklayarak sayfada yer alan Başvuru formu tek kopya olarak doldurulur. Ön değerlendirme için Yönetici Şirket Genel Müdürlüğüne başvurulur. Başvurunun ön değerlendirmesinde firma veya girişimcinin Trabzon Teknokent'e gelme talebi ve projeleri hakkında bilgi alınır. Bu görüşmede esas başvuruda dikkat edilmesi gereken hususlar belirtilir, müteakiben Trabzon Teknokent Başvuru formu beş dosya halinde hazırlanarak, bir dilekçe ile Trabzon Teknopark'a esas başvuru yapılır.
Teknopark A.Ş.'ye teslim edilen başvurular, başvuru sahibinin faaliyeti alanında projenin mahiyetine göre belirlenecek uzman hakem heyeti tarafından değerlendirilir. Hakem heyetinin belirlenmesi, KTÜ Rektörlüğü'nce yapılır. Hakemler değerlendirme sürecinde gerek görmesi halinde başvuru sahibi ile yüz yüze de görüşme yapabilir, mevcut ofislerini veya tesislerini ziyaret edebilir. Hakemler olumlu, olumsuz ya da şartlı olumlu görüş verebilir. Hakem görüşleri Trabzon Teknopark Yönetici A.Ş. Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilir olumlu ya da olumsuz karara bağlanır.
Hakem heyeti firmaların iştigal alanında ve özellikle önerilen araştırma veya yazılım geliştirme projeleri konusunda uzman kişilerden oluşur. Hakem heyetinin atanmasında KTÜ Öğretim üyelerine öncelik verilir. Firmalara hakem heyeti hakkında bilgi verilmez. Firmalar ancak hakem heyeti üyelerinin proje değerlendirme aşamasında gerek görmesi halinde yüz yüze görüşme talebi ile görüşme yapabilirler
Başvurusu uygun görülmeyen firmaların aynı projede değişiklikler yaparak veya farklı projelerle bir kez daha başvurmalarında herhangi bir engel yoktur. Ancak firmanın bir önceki başvurusunun sonucu değerlendirmelerde dikkate alınır.
Türkiye'nin örnek yerleşkelerinden biri olan KTÜ yerleşkesine uyumlu olarak, tasarım ilkeleri ve yarattığı çevre uyumuna Trabzon Teknopark sınırları içerisinde de özen gösterilmekte, “yaşamsal doğal mekanlar” aracılığı ile çalışan personellere keyifli bir iş ortamı sunulmaktadır. Bölge alanı içerisinde doğa ile bütünleşen gezinti alanları, çay bahçesi, kafe - restoran yer almaktadır.
4691 sayılı yasa kapsamında sağlanan muafiyetlerden yararlandırılan yeni işe başlayan personelin bilgileri (özgeçmişleri, görev tanımları, işe başlama tarihleri, 4691 sayılı yasa kapsamında muafiyetlerden toplam yararlanma süresi, SGK işe giriş bildirgeleri) ve 4691 sayılı yasa kapsamı dışında kalan yeni işe başlayan personel bilgileri (adı soyadı, işe başlama tarihi, işyerindeki görev tanımı, SGK işe giriş bildirgesi) 10 gün içerisinde Teknokent yönetici a.ş.'ne bildirilmelidir. İşten çıkma/çıkarma veya mevcut personel için görev tanımlarındaki değişiklikte dahil olmak üzere herhangi bir nedenle personel bilgilerinde olacak değişiklikler yine 10 gün içerisinde Teknokent yönetici a.ş.'ne bildirilmelidir. Firmalar 4691 sayılı Yasa kapsamında çalıştırdığı Ar-Ge personeline ait bilgilerin /adı soyadı, SGK sicil numarası, mesleği, çalıştığı projenin kodu, projedeki görevi, muafiyet kapsamında çalıştığı süreler) yer aldığı Çalışan Personel Bilgi Formları düzenli olarak her ay Teknokent yönetici a.ş.'ne onaylatılarak Muhtasar Beyanname ekinde Vergi Dairesi'ne verilmelidir. Firmalar Teknokent bildirimlerinde yürüttükleri faaliyetler konusunda ayrıntılı bilgileri kendilerine iletilen faaliyet izleme formlarını doldurarak yıllık dönemler halinde (01 Nisan'a kadar) Teknokent Yönetici A.Ş.'ye iletilmelidir.